1. Første møde efter generalforsamling

1.1. Første ordinære bestyrelsesmøde afholdes senest 4 uger efter generalforsamlingen

1.2. 2 uger før mødet fremsendes/udleveres alt bestyrelsesrelevant materiale til hele bestyrelsen – herunder bestyrelsens årshjul, forretningsorden, sponsorstrategi, klubbens udviklingsplan, bestyrelsens ansvarsforsikring og seneste reviderede regnskab inkl. balance

1.3. På mødet gennemgås ovennævnte samt væsentlige kontraktuelle forpligtelser

1.4. Bestyrelsen konstituerer sig jfr. vedtægter

1.5. På mødet fastlægges møderækken for bestyrelsens ordinære møder og næste generalforsamling – som udgangspunkt tilstræbes yderligere 5 møder i hhv. august, oktober, december, januar og marts.

1.6. Mandat for forretningsudvalg og forretningsfører revideres og vedtages af den nye bestyrelsen

1.7. Forretningsorden gennemgås for eventuelle revideringer og vedtages herefter af den nye bestyrelse.

2. Praktik – bestyrelsesarbejde og møder

2.1. Korrespondance mellem bestyrelsesmedlemmer og/eller forretningsfører sker så vidt muligt via e-mail.

2.2. Forretningsfører sikrer betrykkende arkivering og back-up af alt relevant klub og bestyrelses-materiale.

2.3. Udkast til agenda for bestyrelsesmøder rundsendes af formand eller forretningsfører 1 uge før mødet. Den udsendte dagsorden skal give tydelig besked om arten af de sager, der skal til behandling – enten gennem punktets formulering eller bilags materiale (information, debat eller beslutning).

2.4. Ethvert bestyrelsesmedlem kan anmode om at få emner på dagsordenen – dette skal ske via meddelelse til formand og forretningsfører senest 10 kalenderdage før mødet

2.5. Endelig agenda og overskueligt tilhørende materiale tilstræbes rundsendt i en samlet mail eller via link til en fælles KBK-platform til samtlige bestyrelsesmedlemmer senest en uge før mødet

2.6. Under første punkt på dagsordenen skal der være lejlighed for de fremmødte medlemmer til at fremsætte ønske om optagelse af supplerende punkter til dagsordenen – forslag kan under dette punkt alene besluttes, hvis de er af mindre karakter

2.7. Beslutninger om optagelse af sådanne punkter samt om andre ændringer i den oprindelige udsendte dagsorden træffes af den samlede bestyrelse.

3. Agenda – bestyrelsesmøder

3.1. Foruden de indsendte punkter til dagsordenen er der følgende punkter til drøftelse:

3.1.1. Meddelelser fra forretningsfører – herunder indkommen post, økonomisk status samt medlemsstatistikker

3.1.2. Orientering fra forretningsudvalg

3.1.3. Gennemgang af årshjulets punkter

3.1.4. Orientering fra spiller-udvalg (Bredde, EU og USU)

3.1.5. Eventuelt (- under dette punkt kan der alene træffes mindre beslutninger)

3.2. En gang pr halvår foretages en gennemgang af klubbens administrative set-up – denne gennemgang sker uden deltagelse af personer, der er ansat i klubben

3.3. Klubbens udviklingsplan gennemgås og opdateres i oktober og/eller marts under ledelse af formanden.

4. Sagsbehandling

4.1. Mødet ledes af formanden eller i dennes fravær næstformand – det tilstræbes at skabe de bedst mulige individuelle og fælles arbejdsbetingelser og alle bestyrelsens medlemmer.

4.2. Beslutninger træffes jfr. vedtægter. Afstemning foregår ved håndsoprækning eller på anmodning skriftligt

4.3. Hvis der ikke er enstemmighed kan mindretallet på mødet bede om at få deres synspunkter indført i referat. Ved afstemninger angives stemmetallene almindeligvis ikke.

4.4. Ved stemmelighed afgør formanden – eller i dennes forfald næstformanden – om forslaget skal betragtes som vedtaget eller bortfaldet

4.5. Uddelegeres en opgave til en person eller til et udvalg skal dette fastlægges på forhånd, og fremgå af referatet, hvorvidt den endelige beslutning eller det endelige produkt skal godkendes af bestyrelsen

4.6. Bestyrelsen må ikke træffe nogen beslutninger uden så vidt som muligt, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft adgang til at deltage i behandlingen.

5. Diskretion og offentlighed/presse

5.1. Hvor behandlingens art gør det nødvendigt, har medlemmerne tavshedspligt om udtalelser samt om beslutninger, som mødet vedtager at bevare som fortrolige i en kortere eller længere periode. Tavshedspligten gælder over for enhver person, der ikke er en del af bestyrelsen.

5.2. Ikke tavshedsbelagte emner og betragtninger kan deles med udvalgsmedlemmer (Bredde, EU og USU)

5.3. Uden forudgående aftale kan alene formanden udtale sig på klubbens vegne og om klubbens forhold. Udtalelser af principiel karakter skal godkendes af bestyrelsen.

6. Referat – bestyrelsesmøder

6.1. Beslutningsreferat føres og offentliggøres på klubbens hjemmeside af forretningsfører (eller i dennes fravær et medlem af bestyrelsen). Referater med personfølsomme oplysninger eller referater med dokumentation af principiel uenighed i bestyrelsen offentliggøres ikke. I dette tilfældes udfærdiges et internt referat og tillige et offentligt referat, hvorpå det anføres at punktet er behandlet og dokumenteret uden for offentligt referat

6.2. Referat rundsendes til godkendelse hos samtlige bestyrelsesmedlemmer senest 2 uger efter bestyrelsens møde. Referater betragtes som godkendt, hvis et medlem – uden forudgående aftale –ikke har reageret indenfor 1 uge fra udsendelsen.

7. Budgetter

7.1. Ultimo november rundsendes fra forretningsfører et estimat på årets resultat med tilhørende forslag til budget for næste år.

7.2. Udvalgene (Bredde, EU og USU) godkender/indsender senest 5. december oplæg til næste års budget

7.3. Budgetoplæg behandles af forretningsudvalget medio december og eventuelle behov for justeringer diskuteres og behandles af den samlede bestyrelse

7.4. Endeligt budget udarbejdes og vedtages af bestyrelsen primo januar.

8. Dispositioner og tegningsregler

8.1. Dispositioner over kr. 5.000, der ikke er godkendt i budgettet forelægges for forretningsudvalget inden afholdelse

8.1.1. Dispositioner af denne karakter fremlægges på næste ordinære bestyrelsesmøde

8.2. Dispositioner over kr. 25.000, der ikke er godkendt i budgettet forelægges for den samlede bestyrelsen inden afholdelse

8.3. Kontraktuelle aftaler med en værdi af over kr. 25.000 og/eller af principiel karakter forelægges og godkendes af den samlede bestyrelsen inden underskrift

8.4. Over for banker, offentlige myndigheder o.l. tegnes klubben af 2 af forretningsudvalgets medlemmer

8.4.1. Bemyndigelse til varetagelse af ordinære transaktioner og kommunikation kan gives til forretningsfører jfr. særskilt skriftligt mandat.

9. Generalforsamling

9.1. Agenda og materiale til generalforsamlingen – herunder regnskaber, samlet bestyrelsesberetning mm skal behandles på bestyrelsesmøde senest 3 uger før generalforsamlingen

9.2. Referat fra generalforsamlingen godkendes efter samme regler som referater fra bestyrelsesmøder.

10. Revision af forretningsorden

10.1. Ved første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen skal dagsordenen indeholde et punkt, der muliggør revision af den hidtidige forretningsorden.

10.2. Den til enhver tid gældende forretningsorden skal kunne findes på klubbens hjemmeside.

11. Ansvar

11.1. Bestyrelsen skal sikre en hensigtsmæssig fordeling af opgaver mellem formand, næstformand, bestyrelsesmedlemmer, udvalg og ansatte.

11.2. Bestyrelsen udarbejder mandatbeskrivelser for ansatte og forretningsudvalg

11.3. Bestyrelsesmedlemmer arbejder som udgangspunkt ulønnet for klubben – gaver, lån eller andet modtaget fra klubben, klubbens sponsorer, samarbejdspartnere eller ansatte skal fremgå af bestyrelsesreferater (dette gælder også nærtstående medlemmer af familien).

11.4. Bestyrelsens medlemmer er kollektivt ansvarlige – og alle beslutninger skal træffes på grundlag af god tro og oplyst grundlag

11.5. Uddelegering af opgaver og pligter til udvalg indebærer ingen ændringer i bestyrelsens kollektive ansvar for klubbens drift og udvikling

11.6. Forretningsfører og formand sikrer at klubbens bestyrelsesansvarsforsikring til enhver tid er opdateret og dækkende.