1. Første møde efter generalforsamling

1.1. Første ordinære bestyrelsesmøde afholdes senest 4 uger efter generalforsamlingen

1.2. 1 uge før mødet fremsendes/udleveres alt bestyrelsesrelevant materiale til hele bestyrelsen – herunder bestyrelsens årshjul, forretningsorden, kommissorier, sponsorstrategi, klubbens udviklingsplan, bestyrelsens ansvarsforsikring og seneste budgetopfølgning.

1.3. På mødet gennemgås ovennævnte samt væsentlige kontraktuelle forpligtelser – herunder aftaler med
nærtstående parter.

1.4. Bestyrelsen konstituerer sig jfr. vedtægter

1.5. På mødet fastlægges møderækken for bestyrelsens ordinære møder og næste generalforsamling – som  udgangspunkt tilstræbes yderligere 5 møder i hhv. august, oktober, december, januar og marts.

1.6. Mandat for forretningsudvalg og administration/vicevært mm revideres og vedtages af den nye bestyrelsen

1.7. Forretningsorden gennemgås for eventuelle revideringer og vedtages herefter af den nye bestyrelse.

2. Praktik – bestyrelsesarbejde og møder

2.1. Korrespondance mellem bestyrelsesmedlemmer og/eller forretningsfører sker så vidt muligt via e-mail.

2.2. Kontoret sikrer betrykkende arkivering og back-up af alt relevant klub og bestyrelses-materiale.

2.3. Udkast til agenda for bestyrelsesmøder rundsendes af formand eller kontoret 2 uger før mødet. Den udsendte  dagsorden skal give tydelig besked om arten af de sager, der skal til behandling – enten gennem punktets  formulering eller bilags materiale (information, debat eller beslutning).

2.4. Bestyrelsesmedlemmer kan anmode om at få emner på dagsordenen – dette skal ske via meddelelse til formand  og evt. kontoret senest 1 uge før mødet.

2.5. Endelig agenda og overskueligt tilhørende materiale tilstræbes rundsendt i en samlet mail eller via link til en  fælles KBK-platform til samtlige bestyrelsesmedlemmer senest en uge før mødet

2.6. Under første punkt på dagsordenen skal der være lejlighed for de fremmødte medlemmer til at fremsætte  ønske om optagelse af supplerende punkter til dagsordenen – forslag kan under dette punkt alene besluttes,  hvis de er af mindre karakter

2.7. Beslutninger om optagelse af sådanne punkter samt om andre ændringer i den oprindelige udsendte dagsorden  træffes af den samlede bestyrelse.

3. Agenda – bestyrelsesmøder

3.1. Foruden de indsendte punkter til dagsordenen er der følgende punkter til drøftelse:

1. Orientering fra kontor og forretningsudvalg (vedligeholdelsesplan, økonomi, debitorer og  medlemmesstatistikker)

2. Gennemgang af årshjulets punkter

3. Orientering fra spiller-udvalg (BU/VU, EU og USU)

4. Eventuelt (- under dette punkt kan der alene træffes mindre beslutninger)

3.2. En gang pr halvår foretages en gennemgang af klubbens administrative set-up – denne gennemgang sker uden  deltagelse af personer, der er ansat i klubben

3.3. Klubbens udviklingsplan gennemgås og opdateres i september og/eller marts under ledelse af formanden.

4. Sagsbehandling

4.1. Mødet ledes af formanden eller i dennes fravær næstformand – det tilstræbes at skabe de bedst mulige  individuelle og fælles arbejdsbetingelser og alle bestyrelsens medlemmer.

4.2. Beslutninger træffes jfr vedtægter. Afstemning foregår på anmodning skriftligt.

4.3. Hvis der ikke er enstemmighed kan mindretallet på mødet bede om at få deres synspunkter indført i referat.  Ved afstemninger angives stemmetallene almindeligvis ikke.

4.4. Ved stemmelighed afgør formanden – eller i dennes forfald næstformanden – om forslaget skal betragtes som  vedtaget eller bortfaldet

4.5. Uddelegeres en opgave til en person eller til et udvalg skal dette fastlægges på forhånd, og fremgå af referatet,  hvorvidt den endelige beslutning eller det endelige produkt skal godkendes af bestyrelsen

4.6. Bestyrelsen må ikke træffe nogen beslutninger uden så vidt som muligt, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har  haft adgang til at deltage i behandlingen.

5. Diskretion og offentlighed/presse

5.1. Hvor behandlingens art gør det nødvendigt, har medlemmerne tavshedspligt om udtalelser samt om  beslutninger, som mødet vedtager at bevare som fortrolige i en kortere eller længere periode. Tavshedspligten  gælder over for enhver person, der ikke er en del af bestyrelsen.

5.2. Ikke tavshedsbelagte emner og betragtninger kan deles med udvalgsmedlemmer (BU/VU, EU og USU)

5.3. Uden forudgående aftale kan alene formanden udtale sig på klubbens vegne og om klubbens forhold. Udtalelser  af principiel karakter skal godkendes af bestyrelsen.

6. Referat – bestyrelsesmøder

6.1. Beslutningsreferat føres og offentliggøres på klubbens hjemmeside af kontoret (eller i dennes fravær et medlem  af bestyrelsen). Referater med personfølsomme oplysninger eller referater med dokumentation af principiel  uenighed i bestyrelsen offentliggøres ikke. I dette tilfældes udfærdiges et internt referat og tillige et offentligt  referat, hvorpå det anføres at punktet er behandlet og dokumenteret uden for offentligt referat

6.2. Referat rundsendes til godkendelse hos samtlige bestyrelsesmedlemmer senest 1 uge efter bestyrelsens møde.  Referater betragtes som godkendt, hvis et medlem – uden forudgående aftale  ikke har reageret indenfor 1 uge  fra udsendelsen.

7. Budgetter

7.1. Budgetoplæg udfærdiges af forretningsudvalget medio december

7.2. Endeligt budget udarbejdes og vedtages af bestyrelsen primo januar.

8. Dispositioner og tegningsregler

8.1. Dispositioner over kr. 5.000, der ikke er godkendt i budgettet forelægges for forretningsudvalget inden  afholdelse – dispositioner af denne karakter fremlægges på næste ordinære bestyrelsesmøde

8.2. Dispositioner over kr. 25.000, der ikke er godkendt i budgettet forelægges for den samlede bestyrelsen inden  afholdelse

8.3. Kontraktuelle aftaler med en værdi af over kr. 25.000 og/eller af principiel karakter forelægges og godkendes af  den samlede bestyrelsen inden underskrift

8.4. Over for banker, offentlige myndigheder o.l. tegnes klubben af 2 af forretningsudvalgets medlemmer. Bemyndigelse til varetagelse af ordinære transaktioner og kommunikation kan gives til administrativt personale jfr.  særskilt skriftligt mandat.

9. Generalforsamling

9.1. Agenda og materiale til generalforsamlingen – herunder regnskaber, samlet bestyrelsesberetning mm skal  behandles på bestyrelsesmøde senest 4 uger før generalforsamlingen

9.2. Referat fra generalforsamlingen godkendes efter samme regler som referater fra bestyrelsesmøder.

10. Revision af forretningsorden

10.1. Ved første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen skal dagsordenen indeholde et punkt, der muliggør  revision af den hidtidige forretningsorden.

10.2. Den til enhver tid gældende forretningsorden skal kunne findes på klubbens hjemmeside.

11. Ansvar

11.1. Bestyrelsen skal sikre en hensigtsmæssig fordeling af opgaver mellem formand, næstformand,  bestyrelsesmedlemmer, udvalg og ansatte.

11.2. Bestyrelsen udarbejder stillingsbeskrivelser og mandat for ansatte og forretningsudvalg

11.3. Bestyrelsesmedlemmer arbejder som udgangspunkt ulønnet for klubben – gaver, lån eller andet modtaget fra  klubben, klubbens sponsorer, samarbejdspartnere eller ansatte skal fremgå af bestyrelsesreferater (dette  gælder også nærtstående medlemmer af familien).

11.4. Bestyrelsens medlemmer er kollektivt ansvarlige – og alle beslutninger skal træffes på grundlag af god tro og  oplyst grundlag

11.5. Uddelegering af opgaver og pligter til udvalg indebærer ingen ændringer i bestyrelsens kollektive ansvar for  klubbens drift og udvikling

11.6. Kasseren og formand sikrer at klubbens bestyrelsesansvarsforsikring til enhver tid er opdateret og dækkende.