Bestyrelsesreferat den 6. december 2017

 

Deltagere: Amalie (AØ) Kirsten (KH), Claus (CT), Henrik (HR), Ole (OB), Carsten (CR)

Afbud: Lars (LB), Cedric (CK)

 

Administration/Referent: Majken (MHR)

 

Punkt

Beskrivelse

Ansvarlig/beslutning

Deadline

       

1. Økonomi – Kirsten

Forældre/barn samt firmaidræt er under budget.

Vi har udeståender for ca. 60.000

Ekstra indtægt på banebooking/online – når der bookes via wannasport, får klubben 85,- fremfor 95,-, når der bookes gennem klubbens egen hjemmeside.

Skolesamarbejde er 11.000 under budget.

Cafeen – mangler at bogføre indtægt i cafeen ifbm. forbrug af udvalg, arr., personaleudgifter.

Bolde – ikke bogført, da optælling ikke er foretaget endnu.

Sponsorer – ikke fungerende og meget lavere end budgetteret

Klubkoordinatorposten vil blive reduceres med rengøringsopgaven og vil dette vil blive bogført ved årsskiftet.

Elregning er meget positiv pga. mindre drift i restauranten.

Der er penge til indkøb af rengøringsartikler (skraldespande, reng.vogn, svaber, mv)

Reparation og vedligehold ser ok ud – kunne godt have en udgiftspost på ca. 30.000 i indeværende år. Kaj Ove Madsen/Martin Qvist.

Penge til udvalg – der er plads til at der kan blive brugt nogle ressourcer her i slutningen af regnskabsåret.

Bolde er ikke registreret godt nok af de enkelte afdelinger.

Penge tilovers på EU – tilskud til seniorfesten.

USU er godt kørende.

3x turneringstilskud i indeværende år – det koster ekstra

Turneringer giver overskud på ca. 20.000

Positiv på trænerlønninger

USU ligger 163.000 under budget

Overskud på driften på 250.000 – ser ud som et fornuftigt regnskabsår.

   

Sparekassen Sjælland får ikke nok kunder ved sponsorat og vil derfor ikke fortsætte sponsoratet = minus 15.000

   

For få omkostninger til vedligehold. Ole og Majken tager fat i Martin Qvist samt Claus Lynge og får sat gang i processen omkring vedlighold.

Ventilator, hjørnet/vandskade og bruseniche – faktureres og betales i indeværende år.

OB/MHR

7/12-17

Halgulvet ønskes planlagt evt. til sommerferien 2018 – evt. søge en fond til formålet (Trygfonden, mærsk mv.)

Koordineres i god tid, så det ikke forstyrrer aktiviteterne for meget

   

Udeståender – liste

Majken renser listen for ungdomsspillere og sender en nettoliste, så vi kan ringe ud efter fredag.

MHR

KH/CR

 

Der bliver sendt kontingentopkrævninger til ForeningLet på tirsdag den 12/12.

Det skal klargøres i systemet.

KH

 

Ny kontingentstruktur gennemgået, hvor der er et grundkontingent. Forsøgt forenkling. Nu struktur skal forelægges for generalforsamlingen.

Se oplæg til kontingentstruktur

KH

 

Ny mobilepayløsning “myshop” – koster 75 øre, når man modtager en betaling.

Cafeen skal forsøge at holde kontantkassen lav og med tiden måske kontantløs.

   

Turneringstilskud – tidligere har folk sendt en oversigt ind over turneringer. Klubben trækker selv lister fra Badmintonpeople og udbetaler. Dette sparer lidt administration.

Oplæg til en ny struktur i turneringstilskud – større støtte til et lavere fastsat antal turneringer

KH

 

Indberette medlemstal inden 31/12

KH/MHR

 
 

Årsafslutning klargøres til Ole Holm

KH – CR

 
 

Kontingent til ForeningLet stiger en smule i 2018

   
       

2. Status fra Majken (medlemsantal, kommunikation med medlemmer, opgaver på kontor, rengøring og cafeen)

Medlemmer total: 764 (-22) 742

Medlemmer under 18: 343

Medlemmer ml. 18-100: 348

Medlemmer u.fødselsdato: 44 (+22)

Deadline uge 2/MHR

 

Medlemmer/kommunikation:

Henvendelser fra nye medlemmer/prøvetræninger, ændring af træningssetup, information vedr. ændringer i hverdagen, ved arrangementer (spisning, banko, turneringer, julefrokost), opfølgning med trænere/ledere – koordinering af holdkampe, bolde, cafe, tøj mv. Leverandører/aftaler/bestilling mv.

Træner/leder informationer ang. oprydning og fejning af hallen samt   registrering af bolde og andet relevant.

Holdledere: retningslinjer ved holdkampe, så Majken ikke bliver kontaktet i weekenden på messenger/privattlf.mv.

Spørgsmål fra seniorspillere: kørselsgodtgørelse ved udekampe? Klubben dækker kørsel ved udekampe udenfor Sjælland og anbefaler, at man deles om udgiften. iht. Statens takster.

Opgaver på kontor:

Majken er ved at lave en registrering for at skabe mere overblik

Deadline for turneringsansøgninger for 2018/19 er glippet – vi er blevet noteret på en venteliste, hvis de weekender hvor vi gerne vil have turneringer bliver ledige, så får vi mulighed for at få turneringerne alligevel.

Stor mængde korrespondance og opgaver, der ikke bliver handlet på pga. tidspres.

Skoleprojekt – tilskudspuljer. KK åben skole. Sølvgade.

Rengøring – Majken har svært ved at løse denne opgave optimalt

Har brug for en rengøringsvogn – har talt med Dion om muligheden.

Cafeen:

Ny selvbetjeningsløsning er under udarbejdelse – anskaffe kaffemaskine og opsige de lejede maskiner. God stemning blandt de frivillige og gæster i caféen.

Eksempler på opgaver på bordet:

Idrætsfilosofi – netværk på vejen

Pensionistidræt – reducere antal baner

Arbejdsoversigt – prioritering (seniorfest)

Skoleforløb, hvor et par skoler har rykket

Etablering af breddeudvalg/turneringsbegyndere

Oplæring i cup2000 for forældre/ungdom

Hjælpetrænerkursus med kbh klubber/vært

Oprydning efter hver træning/udvalg

Registrering af bolde/udvalg

Webshop

Udvendig vedligehold/bygninger/tagrender mv

Serviceaftale med Claus Lynge

3. Status fra udvalgene – Ole, Claus, Kirsten

BU/VU:

Gang i holdkampene. Måtte aflyse et enkelt hold. Har stillet 50+,1. Akut problem om lørdagen ift. leder/træner, da både Arne og Yao er væk.

Der er store problemer med at finde spillere til veteranholdene – dette er en udfordring, som BU/VU kan drøfte og evt få input til ift. løsning eller kommunikation

EU:

4. holdet er trukket og det går værst ud over pigerne. Resultaterne er gode og ser ud til at overleve i 2. division.

Startet med at kigge på træningssetup for næste sæson.

USU:

Nye udvalgsmedlemmer, som skal etablere sig.

4 gode ungdomsspillere er flyttet, hvilket er ærgerligt. KBK og USU vil gerne have fokus på en større gruppe spillere på hver årgang da det på længere sigt vil gøre flere bedre. Alle der møder op til elitetræning og lever op til matrixordningen skal have samme behandling. Dette stemmer også overens med BD´s anbefalinger, at børn og unge ikke specialiserer sig og træner for intensivt i en for tidlig alder.

   

4. Vedligeholdelsesplan + praktisk arbejde i hallen, lokalerne – Ole og Majken

Ringe til Martin Qvist i morgen torsdag ang. igangsættelse af vedligeholdelse.

MHR/OB

 

5. Udviklingsplan – Amalie

Udvalgsmedlemmer – stillingtagen til næste sæson og evt. rekruttering til udvalgene.

Jubilæumssæson 2018/19 – 90 års fødselsdag (1. november) – relancering af værdier. Bestyrelsen bakker op om projektet.

Sponsorindsats – italesat men ikke igangsat. Etablering af en organisation, der kan arbejde videre med arbejdet. Claus får fat i sponsorpakker fra Hillerød og Greve, som vi måske kan blive inspireret af.

Sponsoroplæg bliver lagt op på hjemmesiden og facebook

Alle

AØ/LB

HR/MHR

 

6. Information om APV og personale – Amalie

Der er påbegyndt proces for at udarbejde en ArbejdsPlads Vurdering, som skal udmunde i en handlingsplan for at sikre et godt arbejdsmiljø for alle de ansatte i KBK.

 

7. Evt.

Amalie udsender Doodle for at finde næste mødedato.