Bestyrelsesreferat den 6. marts 2018

 

Deltagere: Amalie (AØ) Kirsten (KH),  Henrik (HR), Ole (OB), Carsten (CR), Lars Blæhr (LB)

Afbud: Claus (CT)

 

Punkt

Beskrivelse

Ansvarlig/beslutning

     

1. Økonomi – KH

Regnskab for 2017 er færdigt og godkendt af revisor (ekstern og intern) – fremlægges til godkendelse for GF

Budget for 2018 – underskud på ca. 150.000,- – Fremlægges til orientering ved GF

KH/AØ

2. Status på administration (medlemsantal, kommunikation med medlemmer, opgaver på kontor, rengøring og cafeen) – KH/AØ

Generelt har det nye setup for kontor, rengøring, vicevært og café fungeret godt.

Positiv feedback fra medlemmer på rengøring.

Alle har fået kontrakter og aftaler på plads.

Der er oprettet mailkonti til hal og café.

Det nye setup sikrer besparelser på lønudgifter.

Peter Scheutz ønsker at oprette et IT-udvalg.

3. Vedtægter – KH

Nye vedtægter er udarbejdet med udgangspunkt i DIF´s standardvedtægter og KBK´s oprindelige vedtægter.

Bestyrelsen oplever at der har været et behov for at lave nye vedtægter på forskellige områder:

  • demokratisk indflydelse for passive medlemskaber
  • udmeldelse skal ske med et varsel for at man får refunderet kontingent
  • længere frister på information om GF
  • tilpasning af valg til bestyrelse
  • ekstraordinær GF kan indkaldes med mindst ⅕ del af klubbens stemmeberettigede medlemmer
  • ingen i bestyrelsen hæfter økonomisk  personligt

Udkastet til de nye vedtægter gennemgås med DIF.

Derefter offentliggøres inden GF.

KH

4. Ny kontingentstruktur –

KH

Forenkling af kontingenter.

Én årlig opkrævning for at undgå den store administrative pukkel, der er i forbindelse med de to halvårlige opkrævninger.

Forslaget fremlægges ved GF.

 

5. Generalforsamling

Alle

Afholdelse d. 10. april kl. 18.30

Bestyrelsen mødes kl. 17.

Indkaldelse to uger før

Dirigent – bestyrelsen foreslår Keld Bjerregaard

Stemmeansvarlig – CR og CK

BU/VU: Lars ønsker ikke at genopstille, Lars er i gang med at finde en anden kandidat. Ole er ikke på valg.

USU: Der skal vælges ny USU-rep. – Kirsten søger

Formand: Amalie er på valg – ønsker ikke at genopstille

EU: Claus er ikke på valg

Kasserer: Carsten er ikke på valg

Medlem: Henrik er ikke på valg. Cedric – er på valg, ønsker at genopstille

Kirsten er på valg og vil gerne fortsætte i bestyrelsen evt. i formandsskabsparløb med Ole Betak

Revisor på valg

AM/KH

OB

CR/KH

6. Vedligeholdelsesarbejde (OB)

Igangsættelse af udendørs vedligeholdelse sker i løbet af foråret – arbejde på terrasse på 1. sal har 1. prioritet

Indendørs vedligehold sættes igang i sommerferien for ikke at forstyrre aktiviteter – afhænger af budget

Komfur i køkken skal repareres

Samarbejde om opgaverne med Claus Lynge (entrepenør)

Der skal sættes et møde op med Martin om 1 års gennemgang af ungerum

God start for ny vicevært, Ole Rasmussen

OB

7. Status fra udvalgene – LB, KH og AØ

BU/VU:

Går godt på træninger og god placering for de to hold 5. og 6. hold (Serie 3 og 30. serie)

EU:

1.holdet rykker ned i 3. div.

2. og 3. holdet bliver i deres rækker (Danmarksserie og Københavnsserie)

Nyt trænersetup for den kommende sæson er ved at blive forhandlet på plads. I arbejdet med målsætninger og setup for den kommende sæson bliver seniorspillernes input taget med.

USU:

Går godt generelt med aktiviteter og træning.

DMU er den helt store begivenhed i april – 69 tilmeldte + 21 ledere/forældre ! Rekordtilmelding.

Mange på alle træninger.

 

8. Forsikringer – HR

Tryg bibeholdes for bygningsforsikring og, løsøre. Det sikres at bestyrelsesansvarsforsikring bibeholdes. Det sikres at BBR oplysning og de oplysninger som Tryg har er ens

 

9. Status på udviklingsplan – AØ

Udviklingsplanen følges i vid udstrækning. Dog har der været stort fokus på driften, hvilket har haft betydning for hvor meget bestyrelsen har kunnet arbejde med udviklingsplanen.

 

10. Evt.

Tilmelding af hold til næste sæson – skal vurderes af trænere for ungdomsspillerne, skal meldes

Planlægning af holdkampe – LB og CK står for opgaven

KH og AØ arbejder med færdiggørelse af indkaldelse til GF