Privatlivspolitik for KBK1

1. maj 2018

Københavns Badminton Klubs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Københavns Badminton Klub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Klubbens Bestyrelse
Adresse: Krausesvej 12, 2100 København Ø
CVR: 5501519
Telefonnr.: n.a.
Mail: kontakt@kbknet.dk
Website: www.kbknet.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger2:

  1. Medlemsoplysninger:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, evt. udmeldelsesdato, hold, fremmøde, kontingent og betalingsstatus.
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • Ingen3
  2. Oplysninger om ledere og trænere:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
      • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen
      • For lønnet personale: Lønoplysninger og bankkontonummer – skattekort o.l.
      • Uddannelser med relation til klubbens interesser
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • CPR-nummer
        • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse4
  • Evt. fra sociale medier5

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os
    • Klubbens historie
  2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
    • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger/data ud fra legitime interesser (ifølge interesseafvejningsreglen i persondatalovens § 6 stk. 1 nr. 7.)

 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:6

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne
    resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen – disse billeder bliver evt. brugt på klubbens hjemmeside og Facebook.
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet7
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • Til evt. fremvisning og gennemgang af Københavns Kommune i forbindelse med tilskud til foreningen.
  • Videoovervågning til forebyggelse af tyveri og/eller hærværk på klubbens bygninger.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.8

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn (primært evt. revision fra Københavns Kommune, der stiller krav om dokumentation i op til 5 år efter afsluttet regnskabsår) opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i ca. 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn (primært evt. revision fra Københavns Kommune) opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i ca. 5 år efter dit virke er ophørt.

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Historik i KBK

Vi opbevarer enkelte oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere, så længe de har historisk værdi for klubben. Eksempelvis æresmedlemskaber, kampjubilarer ol. Disse oplysninger kan til enhver tid kræves slettet.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

Du kan se Fortegnelse over persondata i KBK her

____________________________________________________________________________________________________________

 

Et eksempel på en privatlivspolitik, som nogle idrætsforeninger umiddelbart kan udfylde og anvende, mens andre
foreninger kan have behov for at udbygge den.
2 I skal her opliste de forskellige typer af medlemsoplysninger, som I behandler i foreningen. Dernæst skal I lave en
tilsvarende liste for trænere og frivillige.
3 For mange idrætsforeninger vil det slet ikke være nødvendigt at behandle sådanne oplysninger. I nogle tilfælde kan
det dog være relevant med helbredsoplysninger, herunder om doping. I andre tilfælde kan det være relevant med
CPR-nummer, f.eks. i skytteforeninger i medfør af våbenlovgivningen.
4 Nogle typer af foreninger behandler oplysninger både fra myndigheder og hovedorganisationer, f.eks. skytteforeninger i medfør af våbenlovgivningen.
5 Hvis foreningen f.eks. indhenter oplysninger fra sociale medier, der er offentligt tilgængelige, skal det oplyses.
6 De oplistede interesser er alene til inspiration og skal tilpasses til jeres forening.
7 Punktet skal alene medtages, hvis foreningen reelt videregiver data til DGI eller DIF/specialforbund.
8 Sker der ikke i foreningen den omtalte videregivelse, skal punktet udgå.