Deltagere:
Amalie Dynnes AMD
Kirsten Hede KHE
Claus Thomsen CTH
Henrik Rentoft HRT
Ole Betak OBK
Carsten Rønnow CRW
Cedric Kragh CKR
Lars Blæhr LBL

Afbud fra: ingen
Referent: Lars Blæhr

Dagsorden

1. Godkendelse af ref. fra sidste bestyrelsesmøde
2. Økonomi – Kirsten og Carsten
3. Status på opgaver (se ref. for at finde opgavefordelingen) – alle
4. Ansættelse af ny forretningsfører/klubkoordinator – FU (Kirsten, Carsten, Amalie)
5. Status fra udvalg – Lars, Claus, Ole, Kirsten
6. BU´s forslag fra oGF – Lars
7. Forsikringer – Henrik
8. Udviklingsplanen – Kirsten og Amalie
9. Indtægter i den kommende sæson – alle.
10. Kommunikationsplatform – Amalie
11. Evt.

 

1. Godkendelse af ref. fra sidst
Referatet godkendes.

 

2. Økonomi
KHE har brugt meget tid på at få styr på regnskabet i ForeningLet. Der er stadig uafklarede områder såsom løn, kreditorer og boldpenge, men generelt stemmer kontiene.

Reparation, renovation og vedligeholdelse er over budget, som især skyldes udskiftning af pumper i fyrrummet. Ligeledes er veteranforplejning over budget.

Klubben tjener godt på online booking.

Vi har mange restancer. Der vedtages følgende handlingsplan:
– Der udsendes rykkere for restancer der stammer fra masseopkrævningerne sendt ud i januar og maj. (blev ordnet på mødet)
– Debitorlisten skal gennemgås med henblik på at afskrive de udeståender vi ikke regner med at få i hus. (OBK+CTH+LBL)
– Der skal mere indføres kontrol af fremmøde på alle træninger. Der findes en app som trænerne kan bruge til at krydse af og som er forbundet med vores medlemssystem..
– Der skal laves en instruks til trænerne for hvordan de skal forholde sig overfor spillere der er i restance.

I år er der ikke blev søgt om spiludlodningsmidler. Ansøgningsfristen var 1. februar. Der er derfor et behov for at skaffe nye sponsorindtægter, og alle udvalg opfordres til at gøre en indsats.

 

3. Status på opgaver
Bogføring i ForeningLet vil indtil videre blive gjort af KHE, CRW kontrollerer.

KHE har indsendt ansøgning om FOS tilskud. Svar forventes sidst på året.

CTH har forhandlet en god boldaftale på plads med RSL, inkl. tøj til senior og ungdom. Det informeres at det er en fordel at købe stort ind af bolde i starten af sæsonen hvor kvaliteten er bedst. Der er derfor behov for et sted hvor vi kan opmagasinere bolde (udover det nyligt modtagne boldskab). LBL og CTH kigger på det.

LBL kigger på boldregnskabet, som endnu ikke er opgjort for 2017.

Der er en stigende tendens til at der bruges bolde på træningerne hele året, selvom man principielt kun betaler kontingent i 11 måneder. Det vedtages derfor at der kun må bruges bolde på fællestræningerne i 11 måneder. Hvert udvalg kan frit bestemme hvilken måned der ikke bruges bolde.

LBL sørger for indberetning af kamptidspunkter til næste sæson med assistance fra CKR (USU), OBK/Ernst (Veteran) og Allen Scherfig (EU). Deadline er 30. juni for hjemmekampene. Det skal bemærkes at ungdomskampe med 4+3 og 4+2 har en senere deadline (15. august).
Det foreløbige holdprogram skal udsendes til trænere den 30. juni.

Opsyn med hallen i sommerperioden: OBK laver oversigt over tilgængelighed af bestyrelsen i sommermånederne.

LBL undersøger hvordan medlemskort oprettes og administreres.

 

4. Ny forretningsfører
Forretningsudvalget har haft samtaler med egnede ansøgere til posten som forretningsfører i KBK. Udvalget vil fortsætte med ansættelsessamtalerne med henblik på at finde en kandidat der kan starte i begyndelsen af den kommende sæson.

 

5. Status fra udvalg
USU: Det nyligt afholdte sponsorløb var en stor succes med anslået overskud på 70.000 kr.
Der er for tiden en kæmpe søgning til breddeholdene i KBK, men det er lidt af en udfordring at fylde Østerbrohuset da de der spiller der ikke føler sig som en del af klubben.
Mange ungdomsspillere er rykket op i E-rækken i denne sæson.
Klubmesterskabet var vellykket, i år med deltagelse af særligt mange breddebørn.

EU: Det nye trænertream er på plads med Allan Scherfig som cheftræner assisteret af Kristoffer Knudsen og Amalie Dynnes. Der forventes opstart allerede i juli måned for at komme i form til næste sæson.
Som forberedelse til næste sæson vil der blive kigget på træningsinddelingen på FT1 og 2, hvorved det kan blive nødvendigt at omplacere spillere.

BU: Trænerstab er på plads til næste sæson: Simon Pihl er på FT3 og FT5, Anton Tømming er på FT4. Holdledertjansen for 5. og 6. holdene overtages af Anton med støtte fra breddeudvalget.

 

6. BUs forslag fra GF
På generalforsamlingen blev det vedtaget at prisen for at spille på en senior breddetræning inkl. en ugentlig gæstetræning ikke må overstige prisen for at spille på FT1/2.

Det besluttes derfor at der ikke længere skal betales særskilt boldpenge på en gæstetræning, hvilket som udgangspunkt vil udjævne de nuværende forskelle.

Prisen for den 2. og 3. gæstetræning skal til gengæld revurderes. OBK og LBL kigger på det og kommer med en anbefaling.

For at dække de merudgifter der har været på boldforbruget vedtages det at sætte boldpengene op med 50 kr. for alle seniorspillere. Det besluttes at lave en generel gennemgang af klubbens kontingenter på næste møde og se om der er behov for justeringer.

 

7. Forsikringer
HRT informerer at klubben har 3 forsikringer:
– Bygningsforsikring, som for nyligt er forlænget i 5 år
– Erhvervsforsikring (dækker indbrud, brand, tyveri). Denne er tilsyneladende afmeldt.
– Ansvarsforsikring (under DIF/DGI, bestyrelsesansvar)

HRT vil undersøge hvem der har underskrevet forlængelsen af bygningsforsikringen, kontakter Gjensidige om hvilke forsikringsdækninger vi har, og kommer med oplæg til en ny forsikringsstruktur.

CTH vil spørge 2 andre klubber hvad de giver i forsikringer så vi har et sammenligningsgrundlag.

 

8. Udviklingsplan
AMD gennemgår hovedtrækkene i den udviklingsplan der blev udarbejdet sidste år af den tidligere bestyrelse, som er udmundet i en såkaldt Mønsterklubanalyse. Det understreges at dette projekt er en forudsætning for fortsat støtte fra Team Copenhagen.

 

9. Indtægter i den kommende sæson
Da klubben i år ikke har modtaget de samme sponsortilskud som i det forløbne år er det nødvendigt at gøre en ekstraordinær indsats for at skabe nye indtægtskilder og tiltrække sponsorer.

Alle udvalg opfordres til at komme med idéer. Som eksempler nævnes: Fester, turneringer, Roskilde Festival, firmaturneringer, kræmmermarked, udlejning af hallen til pop-up butikker/events etc.

Det foreslås at sætte et opslag på klubbens hjemmeside for at tiltrække personer der kan skaffe sponsorater mod selv at tjene på det. AMD skriver opslaget, CTH følger op.

 

10. Kommunikationsplatform
Punktet blev ikke diskuteret.

 

11. Evt.
Halgulvet er blevet undersøgt af et gulvfirma. Basisgulvet er i orden, men det viser sig at der er brugt en forkert lak ved omlakeringen for 6-7 år siden. Firmaet der forhandler lakken er desværre gået konkurs.

Mulighederne for at søge om tilskud til omlakering diskuteres.

Som muligheder nævnes:
– Ansøgning til Kultur og Fritidsudvalget, frie midler. Lægges på intern portal hvor medlemmerne har mulighed for at løfte sagen.
– Lokaludvalgets pulje, Østerbropuljen

CTH og KHE løber med opgaven.