Deltagere: Amalie Dynnes, Kirsten Hede, Ole Betak, Lars Blæhr, Henrik Rentoft Larsen, Carsten Rønnow
Afbud: Claus Thomsen & Cedric Kragh

Emne: Første ordinære møde i den nye KBK bestyrelse tirsdag den 16. maj 2017

Præsentationsrunde af nye og gamle medlemmer i den nye bestyrelse

1. Godkendelse af referat fra ekstraordinær GF
Godkendelse af referat fra ordinær GF
– Uploades til hjemmesiden (Lars)

2. Bestyrelsen agter, at tilpasse vedtægterne, da de ikke er tidssvarende ift. andre klubber eller Badminton Danmark´s skabelon og KBK´s hverdag.

3. Opsigelse af klubkoordinator Jan Bølle

På hjemmeside:
”Bestyrelsen har valgt at opsige samarbejdet med Jan Bølle pr. 15. maj 2017. De administrative opgaver og medlemshenvendelser overgår til bestyrelsen som kan kontaktes på klubbens e-mail kontakt@kbknet.dk”

4. Proces for ny klubkoordinator
Vi skal kvantificere vores økonomiske råderum til dette.
eksempler på arbejdsopgaver; regnskabskyndig, bogføringssystemer, ansøgninger om tilskud fra Københavns kommune (FOS), ind- og udmeldelser af medlemmer, kontingentopkrævninger, Team Copenhagen.
Stillingsopslag via – som minimum – KBK´s hjemmeside og Facebook.
Forretningsudvalget arbejder videre med denne proces.

5. Status på opgavefordeling

1. Medlemsmail – Amalie
2. Badmintonpeople (f.eks. klubskifter) – Amalie
3. Kommunikation til medlemmer ang. klubkoordinator – Amalie
4. FOS-tilskud – Kirsten
5. Ekstraopkrævninger – Kirsten
6. Udbetalinger – Kirsten (backup Amalie)
7. Fakturamail@kbknet.dk – Kirsten
8. Sponsorkontrakter/-aftaler – Kirsten og Amalie
9. Foreninglet bogføring – Carsten
10. Bolde og boldregnskab – Lars (spørg, hvis nogen tvivl)
11. FT1-2 næste sæson – Claus
12. FT3-6 næste sæson – Lars
13. Holdtilmeldinger for senior og ungdom – Lars og Cedric
14. Boldaftale – Claus (bliver forelagt og håndteret af den samlede bestyrelse v. bestyrelsesmøde d. 16. maj)
15. Opsyn m. hallen og lokaler, evt. håndværkerkontakt – Ole
16. Afslutning af samarbejde m. MBK Foods – Amalie

Ole har set rotter forleden på terrassen, er rottesikring foretaget?

Ole kontakter samtlige leverandører og meddeler, at der ikke skal udføres arbejder for Ole Betaks godkendelse.

Amalie og Kirsten finder leverandøraftaler/kontrakter på kontoret.

Kirsten fremlægger processen omkring ansøgning om tilskud fra Københavns kommune (FOS),

Ekstraopkrævninger ifm. baneleje; Kirsten nævner at firmaopkrævninger muligvis ikke er opkrævet, efterforsker fortsat dette, eks. Mærsk. Ole Betak nævner, at Arne har nævnt, at Mærsk muligvis ønsker at leje flere baner.
Kirsten skaffer relevant info, således at Ole (sammen med Arne måske) kan ringe til Mærsk og meddele spørger ind til om de er interesseret i flere baner (hvis muligt).

Kirsten meddeler, at næste ordinære kontingentopkrævning skal vi også tage højde for.

Vi har besluttet, at alle nye medlemmer skal tilmelde sig BS eller kreditkorttilmelding pr. opkrævning pr. 1.8.2017 indfører et betalingsgebyr på eksempelvis kr. 100 (Lars undersøger om der er et maksimum på et sådant gebyr).

Kirsten sender fremgangsmåde for proces ved klubbens ind- og udbetalinger.

Lars nævner at der ofte er bestilt for meget mad ifm. veterankampe

Sponsorkontrakter- & aftaler
Jan Bølle har arbejdet med et erhvervsnetværk
Vi skal finde ud af, hvor mange sponsorater (både antal & beløb) der er lavet. Og hvor meget, der er indbetalt.

Bogføring i ForeningLet
Amalie, Kirsten og Carsten skal mødes med Sung for at få vist, hvordan det håndteres.

Lars sørger for at trække medlemslister på bredde- & seniortræningerne og tjekker op om dem, der møder op er medlemmer.

Bolde og boldregnskab
Lars sørger for overblik.
Listen med de personer, der har fået udleveret nøgler til boldskabene skal tjekkes op, Lars tager den opgave

Status på FT3-6 næste sæson (ved Lars Blæhr)
BU holder møde vedr. breddetrænere kommende sæson.
Tilmeldinger af breddehold i den kommende sæson, det har ikke kørt optimalt de sidste 2 år.
Holdledersituationen hos breddespillerne skal optimeres – ikke ligetil, men noget skal der ske.

Veteranudvalgsformand
Mht. tilmeldinger af veteranhold for den kommende sæson; Ole Betak har overblikket sammen med Lars Blæhr.

Det blev diskuteret om Breddeudvalget (BU) og Veteranudvalget (VU) skal lægges sammen. Der tænkes videre i BU.

Holdtilmeldinger for senior og ungdom er på plads (Lars og Kirsten har overblik).

Afslutning af samarbejde med MBK Foods
Amalie ridsede status op, de har sendt en anmodning om forlængelse. KBK opsagde dem med fraflytning pr. 31-05-2017, pga. flere forhold, eksempelvis restancer, mangelfuld oprydning, stort slid og omkostninger på køkken pga. Cateringvirksomhed mv.
Vi har besluttet at fastholde opsigelsen, således at MBK Foods skal forlade køkkenet pr. 31-05-2017.

Sungame/Østerbro puljen er ikke blevet søgt i år, Henrik undersøger mulighederne.

6. Vi arbejder – som bestyrelse – efter den gældende forretningsorden og ser på en opdatering på næste ordinære bestyrelsesmøde.

7. Amalie arbejder på at etablere en fælles webbaseret platform for en effektiv kommunikation mellem bestyrelsesmedlemmerne.

8. Næste bestyrelsesmøde: mandag den 12. juni kl. 17:30.

9. Eventuelt
Ikke noget under evt.