KBK Bestyrelsesmøde 8. maj 2018
Deltagere:
Kirsten Hede (formand)
Ole Betak (næstformand)
Carsten Rønnow (kasserer)
Claus Thomsen (EU-formand)
Per Tømming Larsen (BU-formand)
Pia Thomsen (USU-rep. + referat)
Gustav Jandausch (suppleant)
Afbud:
Henrik Rentoft Larsen
Cedric Kragh
- Orientering fra kontor og forretningsudvalg mm
Vedligeholdelsesplaner og vicevært mm (Ole)
En masse tilbud på istandsættelse. Murværk skal pilles ned, fordi der er vand i – og det løber ind i motionsrummet. Gulv i hallen skal også gerne laves (tager 2 uger at lave). Men lige nu besluttede bestyrelsen at undersøge fonde til dækning af gulv-reparation, da vores vedligeholdelsesbudget ikke kan rumme begge projekter uden tilskud. Claus har kontakt til en specialist i halgulve, som har mulighed for at lave dette i løbet af 2 uger. Kunne være enten sommer eller efterårsferie, eller juleferie.
Action: Ole vil tjekke vedr. Novo-fond til gulv
Action: Carsten tjekker Carlsberg-fonden
Action: Carsten tjekker med Tryg-fonden og Tryg forsikring
Ole (Vicevært) vil gerne bygge skur til vores skralde-containere. Det kan han gå videre med.
Ole Betak orienterede om arbejdsdag d. 2. juni
Økonomi (Kirsten)
Fald i betalende spillere i gruppen 19-59. Sponsorindtægter er kritisk. Mulighed at finde en som vil prøve at skaffe sponsorer og få 20% af indtægten. Oplæg fra Hillerød kan bruges.
Action: Claus sender oplæg til Carsten, som kigger på oplægget fra Hillerød vedrørende sponsorarbejder. Vi udarbejder opslag til Facebook-gruppen og hjemmesiden.
Alt i alt skal vi have flere elite-spillere, vi skal passe på forbrug af bolde hos VU og BU, og vi skal skaffe flere sponsorindtægter.
Det blev efterfølgende besluttet af forretningsudvalg mm, at Carsten Rønnow løbende gennemgår bilag ift udbetalinger. Dette for at sikre to sæt øje og god foreningsledelse.
Debitorer (mr. Inkasso = mr. Rønnow)
Gennemgang af debitorliste pt. er forfaldent udestående ca. 60.000 kr . Morten Gross og Maiken Tømming vil gerne hjælpe med at ringe ud, sammen med Carsten og Kirsten. Så får vi ryddet op – enten betaler de eller de bliver meldt ud.
Action: Carsten arrangerer dag/aften, hvor der kan ringes ud.
Medlemsstatistik mm(Kirsten)
USU ser rigtig godt ud medlemsmæssigt, og det gør bredden og 60+også. Der skal en plan på plads for FT1/2. Hvad skal der til for at tiltrække spillere? 1. God træning – det har vi, hvad kan der ellers gøres?
Action: Claus indkalder til møde med trænerne hurtigt for at lægge plan. Vi stiller nogle specifikke krav til trænerne og træningen – eksempelvis krav om træning to gange om ugen, plan for at indhente nye spillere, trænerne bør komme med ideer, også hvis det skulle koste noget, ser bestyrelsen positivt på det. Møde sat til onsdag den 16. maj.
Orientering om div større kontrakter og dropbox(Kirsten)
Kirsten har delt og gennemgået kontrakter – herunder alle kontrakter med ”nærtstående parter”. Der er lavet en fælles KBK-dropbox, som både Kirsten, Ole og Carsten har adgang til.
Internt emne
Orientering om muligt samarbejde med Badminton København – bevæg dig for livet. (Kirsten og Pia)
Kirsten og Pia vil orientere Bestyrelsen efter mødet den 14. maj.
Tilretning og praktik ift kontingenter
Nye kontingenter skal sættes i værk.
Action: Pia forfatter tekst om dette
Action: Kirsten og Anton sørger for administrativt at sætte det i værk.
- Gennemgang af årshjulets punkter
Vedtagelse af forretningsorden, kommissorier og mandater
Kommissorier blev gennemgået af Kirsten og vil nu blive sendt til de respektive grupper (USU, BU, EU) – og lagt på hjemmesiden til information.
Vi godkender forretningsordenen og herunder er der lagt særlig vægt på tegningsregler, Udgiftsposter og kontrakter mm godkendes af to fra forretningsudvalget – formand, kasserer og næstformand.
Ole V. Rasmussen (vicevært) har mandat til op til kr. 2.000.
Lise og Jakob (café-ansvarlige) har mandat til kr. 4.000.
Spillere, strategi og generel status på FT1/2 (Claus)
Se under medlemsstatistik
Boldaftale (Claus)
Vi har fået tilbud inkl. tøjpulje fra Yonex, RSL og Li Ning. De to endelige tilbud fra RSL og LiNing er meget lig hinanden med kun en mindre prisforskel. Bestyrelsen har udarbejdet et skema til brug for sammenligning af tilbuddenes delelementer. Claus har undersøgt boldkvalitet og holdbarhed hos forskellige klubber og set på forskellige vurderinger af dette. Bestyrelsens beslutning er, at vi siger Ja tak til RSLs tilbud med baggrund i det marginalt bedre økonomiske tilbud, generel tilfredshed med boldene fra forskellige medlemsgrupper og at vi har haft et godt samarbejde med RSL hen over de seneste 3 sæsoner.
Kirsten orienterede om potentiel inhabilitet pga mindre sponsorat til Jacob fra RSL. Dette blev ikke vurderet væsentligt af bestyrelsen.
Action: Kirsten vender tilbage til Li Ning m beslutning
Action: Claus tager kontakt til Rasmus (RSL) og får de sidste ting på plads.
FOS-ansøgningen (Kirsten)
Ansøgning er godkendt af revisor og underskrevet af de fleste bestyrelsesmedlemmer
Action: Kirsten indhenter de sidste underskrifter og indsender til Københavns Kommune.
Holdtilmeldinger fra hhv voksne og unge (Per og Pia) (frist for tilmelding her 6. Maj – Lars Blæhr, Sune og Knudi har fået besked)
BU/VU har holdt møde og givet input til næste sæsons hold. Allan har givet input til hold ift FT1/2. Holdtilmeldingen er indsendt.
Action: Pia kontakter Maiken for at høre, hvor vi er ift. tilmelding af hold til næste sæson i ungdomsafdelingen. Deadline for holdtilmelding ligger i august.
Persondataforordringen (Kirsten)
Godkendt forslag. Vil blive lagt på hjemmesiden.
Action: Vi kan give holdledere læseadgang til medlemsdata. Der er udtrykt behov for at fastholde de lister, som Ernst laver ift hvilke spillere, der kan stå til rådighed for det enkelte hold. Bestyrelsen har besluttet, at Ernst kan lave sin liste, hvis han fjerner fødselsdato og kun deler konkrete navne og kontaktdata med de respektive holdledere og trænerne, samt at al kontakt/mail omhandler konkrete holdkampe.
Action: Kirsten udfærdiger instrukt, og Per kontakter Ernst og forklare dette.
Udviklingsplanen – hvad er processen herfra.
Per, Gustav, Pia og Kirsten arbejder videre med udviklingsplanen og præsenterer så denne til resten af bestyrelsen.
Deadline primo september.
- Kort orientering fra spiller-udvalg (Bredde, EU og USU)
Pia orienterede kort fra USU om sponsorløb, klubmesterskab, klubfest.
Per har rundsendt sin orientering via email.
- Eventuelt
- Mulighed for sponsorworkshop i regi af Team Copenhagen – Kirsten rundsender invitation til vores udvalg, der har mulighed for at udpege en person. Deadline 15. Maj.
- Kirsten og Maiken tager til Badmintons dag i Vejle, hvor Kirsten bl.a. skal sidde i et panel.